Stammdaten

Die Hauptobjekte, die zur Durchführung der Angebotsverfolgung benötigt werden, sind:

• Mitarbeiter-Stammdaten
• Kunden-Stammdaten
• Produkt-Stammdaten

Mitarbeiter-Stammdaten

Mitarbeiterdaten werden an mehreren Stellen im Programm benötigt, zum Beispiel als Kundenbetreuer. Neben dem Nachnamen, dem Vornamen und der Position – zur Identifizierung eines Mitarbeiters – sind verschiedene weitere Angaben für den Programmablauf notwendig.

Position

Die Position hat zurzeit keine programmatische Bedeutung.

Diese können im Menüpunkt {Kataloge|Mitarbeiterpositionen} angepasst beziehungsweise erweitert werden.

Mailadresse

Jeder Verantwortliche beziehungsweise Prozessbeteiligte erhält - in einstellbaren Zeitabständen - eine Übersicht zu den Terminen, die dieser bearbeiten soll. Diese wird im PDF-Format an die hinterlegte Mailadresse gesendet.

Vorgesetzter

Die Zuordnung des direkten Vorgesetzten ist notwendig, damit dieser ebenfalls per Mail Informationen über den Angebotsfortschritt zugesendet bekommen kann. Und zwar nur zu den Personen, die ihm unterstellt sind.

Vertretung durch

Jeder Verantwortliche kann durch einen anderen Mitarbeiter vertreten werden. Die Angabe einer Vertretung veranlasst das Programm, die betroffenen Termine, ohne dass diese geändert werden müssen, der vertretenden Person angezeigt und zur Bearbeitung vorgeschlagen zu bekommen.

AliasName

Zum einfacheren Handling der Termine für den Verantwortlichen beziehungsweise dessen Vertretung, kann der Mitarbeiter einem Active-Directory-Namen zugeordnet werden.

Beim Programmstart liest das Programm zum Terminhandling {dbTouch.Offtrack} den aktuell angemeldeten Benutzer aus und ermittelt so den Mitarbeiter, der im Programm dem Termin zugeordnet ist; entweder direkt oder, im Falle einer Vertretung, indirekt.

Kunden-Stammdaten

Die Kundendaten bilden ebenfalls einen elementaren Bestandteil der Lösung. Einem Kunden wird ein Angebot unterbreitet, welches es zu verfolgen gilt.

Kundengruppe

Neben der eindeutigen Kundennummer und dem Namen werden die Kunden einer Kundengruppe zugeordnet. Die Angabe des Kundengruppe ist wichtig, um die Kunden einer verantwortlichen Person aus den Mitarbeiter-Stammdaten zuzuordnen {siehe Kataloge|Kundengruppe}.

Backoffice-Mitarbeiter

Die Zuordnung eines Backoffice-Mitarbeiters ist wichtig für organisatorische Aufgaben und Filterungen bezüglich der Termine durch Mitarbeiter aus dem Backoffice.

Mitabeiterverantwortung

Jedes Angebot durchläuft im Idealfall alle voreingestellten Angebotsphasen. Es kann jedoch vorkommen, dass Kunden per Vereinbarung eine Angebotsphase immer „überspringen“ beziehungsweise „ausfallen lassen“ wollen oder die Verantwortliche Person in den Angebotsphasen von Kunde zu Kunde variieren.

Aus diesem Grund kann jedem Kunden für jede Projektphase ein spezieller Mitarbeiter hinterlegt werden. Dies geschieht in der unteren Hälfte der Kunden-Stammdaten-Übersicht. Bevor diese Einstellungen vorgenommen werden können, müssen die Mitarbeiterstammdaten {Stammdaten|Mitarbeiter} und die Angebotsphasen {Katalog|Angebotsphasen} angelegt sein.

Produkt-Stammdaten

Die Produkt-Stammdaten bilden die Grundlage der Informationen über den Angebotsgegenstand. Er hat im Großen und Ganzen eher informativen Charakter (z.B. für den Außendienstler zu bestimmten Phasen des Angebots) und steht nicht direkt mit den Terminen in Verbindung. Durch die Beteiligung vieler Mitarbeiter am Angebotsprozess ist es nichts desto trotz wichtig, die Beteiligen mit bestimmten Informationen zu versorgen. Diese Informationen werden in den Produkt-Stammdaten zentral hinterlegt. Bis hin zu PDF-Anhängen oder Bilder oder dergleichen.

Bei den Produktstammdaten sind nur Produkt-Nummer und Produktname Pflichtfelder.