Arbeitsprozesse

Der eigentliche Arbeitsprozess der Angebotsverfolgung ist in mehrere Stufen unterteilt:

• Angebots- oder Projekt-Planung
• Termin-Bearbeitung
• Termin-Überwachung

Projekt-Planung

Im Menüpunkt {Arbeitsprozesse|Projekte} kann ein Angebot als Projekt eingestellt werden.

Grunddaten

Zu diesem Zweck erhält das Projekt eine Nummer, eine Beschriftung und im Bedarfsfall eine Beschreibung.

Angebotsprofil

Außerdem wird das Angebotsprofil (siehe Kataloge|Angebotsprofil) festgelegt. Bestimmte Produkte, die angeboten werden sollen, benötigen etwa bestimmte Projektphasen nicht oder müssen gar um weitere Phasen erweitert werden.

Außerdem kann es vorkommen, dass Angebotsphasen unterschiedliche Laufzeiten haben.

Diese Einstellungen können im Angebotsprofil definiert werden. Die Phasen, deren Laufzeit und damit die Termine zu einem Projekt orientieren sich an dieser Einstellung. Somit ist es möglich ganz unterschiedliche Angebotsprozesse zu berücksichtigen.

Status

Der Status eines Projektes dient unter anderem dazu, die Sichtbarkeit von Projekten beziehungsweise der Termine zu einem Projekt zu steuern. Termine zu einem abgeschlossenen Projekt werden nicht mehr angezeigt.

Die Auswahlliste zum Feld Projektstatus kann im Menüpunkt {Kataloge|Projektstati} bearbeitet werden.

Startdatum

Das Startdatum dient dazu, einen „Ausgangspunkt“ für die Termin-Berechnung der ersten Projektphase zu erhalten.
Wird ein Projekt gestartet, werden die Termine zur ersten Phase errechnet - ausgehend vom Startdatum des Projektes und der Laufzeit der ersten Phase des betreffenden Angebotsprofils.

Weitere Felder

Alle weiteren Felder sind rein informativ und dienen später diversen Auswertungszwecken.

Projekt-Planung – Produkte

Nicht zwingend erforderlich, aber sinnvoller Weise kann man dem Projekt, ein oder mehrere Produkte zuordnen.

Alle dem Produkt hinterlegten Informationen stehen somit im weiteren Arbeitsprozess zur Verfügung (siehe z.B. dem Programm {dbTouch.Offtrack}).

Projekt-Planung – Freie Informationen

Werden für das Angebot weitere Informationen in schriftlicher Form (etwa PDF oder Bilder) benötigt, können diese dem Projekt zusätzlich hinterlegt werden. Dabei gilt: jedes Datei-Format, welches der Rechner „ausführen“ kann, ist möglich.

Projekt-Planung – Kunden (geplant)

Bevor ein Projekt gestartet werden kann, ist es zwingend erforderlich, diesem ein oder mehreren Kunden zuzuordnen.

Um die Menge an Kunden nicht einzeln zuordnen zu müssen, kann wie folgt vorgegangen werden:

• Durch den Befehl „Alle fehlenden Kunden zuordnen“ (roter Pfeil), werden alle Kunden dem Projekt zugeordnet.
• Um Kunden zu entfernen, denen kein Angebot gemacht werden soll, werden diejenigen Kunden markiert und durch Ausführen des „Lösch-Befehls“ (schwarze Pfeile) wieder entfernt.
• In seltenen Fällen ist es möglich, dass bei bestimmten Kunden erst zu einem späteren Zeitpunkt, als dem im Projekt als Startdatum hinterlegten, mit der Terminplanung begonnen werden soll. Zu diesem Zweck kann der Projekt-Kunden-Kombination ein individuelles Startdatum hinterlegt werden.

Projekt-Planung – Termine

Im Register „Termine“ werden die Termine der ersten Projektphase des gültigen Angebotsprofils hinterlegt.  Zu diesem Zweck betätigen Sie bitte den Befehl „Termine erstellen“ (roter Pfeil).

Termin-Bearbeitung

Die Abarbeitung der Termine erfolgt mit einem weiteren, auf diesen Vorgang, spezialisierten Programm {siehe Dokumentation dbTouch.Offtrack}.

Im Wesentlichen kann man die Fülle an Terminen durch geeignete Filter auf ein überschaubares Maß einschränken und dort nach Erledigung des Termins eine Bemerkung hinterlassen, sowie den Termin abschließen, sodass dieser standardmäßig nicht mehr angezeigt wird.

Die Softwarebedienung ist „touchfähig“.

Termin-Überwachung

Die administrative Termin- und Projektfortschritts-Überwachung erfolgt im Menüpunkt {Arbeitsprozesse|Termine}.

Durch gezielten Einsatz der Filter- und Gruppierungsfunktionen kann man die Menge an Terminen auf ein bearbeitbares Maß reduzieren. Man erhält einen Überblick über alle Informationen eines Termins.